Politică de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate descrie practicile de confidențialitate ale platformei Your-MCS , o aplicație software gestionată de SC YourConsulting SRL,  care funcționează în conformitate cu legislația din România, cu sediul în Comuna Ipotești, sat Lisaura, Str. Florilor, Nr. 200E, Suceava înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J33/551/2005, având Codul Unic de Înregistrare RO17460640.

Scopul prezentei Politici de Confidențialitate este de a descrie ce date cu caracter personal colectează și prelucrează Compania, domeniul de aplicare și temeiurile legale ale unei astfel de prelucrări.

În plus, această Politică de confidențialitate detaliază datele cu caracter personal colectate și prelucrate, domeniul de aplicare și temeiurile legale ale unei astfel de prelucrări de către Client cu privire la datele cu caracter personal ale Achizitorului și ale Utilizatorilor.

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică tuturor celor care utilizează Your-MCS, respectiv oricăror persoane care furnizează informații / date cu caracter personal către Your-MCS  sau către Companie, în legătură cu Your-MCS, respectiv Reprezentanții achizitorilor și Utilizatorii (în continuare “Persoana vizată”), așa cum este detaliat mai jos. Prin accesarea și utilizarea Your-MCS, persoanele vizate sunt de acord cu prelucrarea datelor lor cu caracter personal în conformitate cu termenii prezentei Politici de confidențialitate și cu Termenii de utilizare relevanți.

“Legislație aplicabilă” – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (“GDPR”), Legea nr. 190/2018 pentru punerea în aplicare a GDPR, deciziile/ghidurile relevante emise de către EDPB pentru îndrumare privind interpretarea prevederilor GDPR și legislația națională privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, dacă nu intră în conflict cu nicio prevedere din GDPR. Și orice altă legislație aplicabilă, având în vedere locul sediului principal al Achizitorului și naționalitatea Achizitorului și a Utilizatorilor.

“Achizitor”: o persoană juridică care dorește să beneficieze de caracteristicile Your-MCS și care încheie un contract cu Compania în acest scop;

“Utilizator(i)”: angajatul(angajații) Achizitorului pentru care a fost creat un cont pe Your-MCS. Accesul utilizatorilor la Your-MCS depinde  de atribuțiile și de rolul acestuia din urmă în cadrul instituției (director, manager, angajat etc.).

“Date cu caracter personal” – înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referință la un identificator, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai mulți factori specifici identității fizice, fiziologice, genetice, mentale, economice, culturale sau sociale a persoanei fizice respective.

“Prestator” – înseamnă Compania, care, individual sau împreună cu alte persoane, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Prezenta Politică de confidențialitate și Termenii de utilizare se completează reciproc.

Termenii scriși cu majuscule, care nu sunt definiți în prezenta Politică de confidențialitate, vor avea înțelesul dat în Termenii de utilizare.

Orice referire la singular include și pluralul și viceversa.

  1. PRINCIPII GENERALE

Prin accesarea și utilizarea Your-MCS, persoanele vizate sunt de acord cu prelucrarea datelor lor cu caracter personal în conformitate cu termenii prezentei Politici de confidențialitate și cu Termenii relevanți de utilizare a serviciilor.

În cazul în care persoanele vizate nu sunt de acord cu această Politică de confidențialitate și cu Termenii aferenți de utilizare a serviciilor, acestea nu vor putea accesa și utiliza Your-MCS. Datele cu caracter personal prelucrate sunt puse la dispoziție în mod voluntar de către persoana vizată sau de către terțe părți, care au acordul prealabil al persoanei vizate. Pentru a utiliza Your-MCS, poate fi necesar ca persoana vizată să completeze unele date cu caracter personal considerate de Your-MCS ca fiind “obligatorii”, dar persoana vizată poate furniza în mod voluntar date cu caracter personal suplimentare, considerate “opționale”.

  1. COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE COMPANIE

Securitatea datelor cu caracter personal este deosebit de importantă pentru Companie, iar Compania se asigură că datele personale colectate și prelucrate sunt păstrate în siguranță și nu sunt utilizate în alte scopuri decât cele specificate în prezenta Politică de confidențialitate, în Termenii de utilizare a serviciilor și în Politica privind modulele cookie.

Compania prelucrează datele cu caracter personal ale Achizitorului, în scopul încheierii și executării contractului dintre Prestator și Achizitor pentru ca acesta din urmă să beneficieze de Serviciile Your-MCS, inclusiv de întreținere, respectiv Compania va prelucra datele cu caracter personal pentru menținerea relației cu Achizitorul (corespondență, notificări, intervenții de service etc.), crearea contului Achizitorului și personalizarea. De asemenea, prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime (dezvoltarea Your-MCS  și cercetare, publicitate și marketing, statistici) urmărite de Prestator sau de o terță parte sau persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. Interesele legitime ale Prestatorului în prelucrarea datelor cu caracter personal nu prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate. Interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate nu sunt afectate în niciun fel de prelucrarea efectuată prin intermediul Your-MCS.

Date cu caracter personal colectate și prelucrate:

ale Achizitorului:

nume, prenume;

adresa de e-mail;

datele de autentificare și de serviciu privind utilizarea Your-MCS;

Deoarece Your-MCS  poate fi accesat prin intermediul browserului și al dispozitivelor mobile, utilizând o conexiune la internet, una, mai multe sau toate datele personale de mai jos pot fi colectate atunci când accesați și utilizați Your-MCS :

Adresa IP;

locație;

tipul de dispozitiv utilizat;

ora și data accesării;

timpul petrecut pe Your-MCS;

obiceiurile de acces și de utilizare;

viteza conexiunii la internet;

numărul unic de identificare al dispozitivului utilizat;

parola criptată;

Datele cu caracter personal menționate mai sus pot fi dezvăluite / parțial dezvăluite / transferate unor terțe părți pentru realizarea scopurilor de prelucrare. Astfel, datele cu caracter personal pot fi partajate cu unul, mai multe sau toate dintre următoarele, pe baza necesității de cunoaștere, în conformitate cu domeniul de aplicare:

furnizori de servicii (companii și persoane fizice care furnizează servicii în numele Companiei sau care ajută Compania să opereze Your-MCS a și activitatea sa, cum ar fi găzduire, asistență tehnică, analiză, asistență pentru achizitor și utilizatori, livrare de e-mailuri etc.);

consilieri (aceștia pot include avocați, auditori, bancheri și asigurători, dacă este necesar);

autorități și alte persoane (acestea pot include autorități de aplicare a legii, autorități centrale sau locale, autorități de supraveghere, atunci când acest lucru este cerut de lege sau pentru a contribui la protejarea drepturilor și siguranței persoanelor vizate sau a altor persoane);

alte societăți sau persoane fizice, în cazul cesiunii Your-MCS , al transferului de activitate sau al schimbării controlului asupra Companiei.

COMPANIA NU ARE ACCES LA DATELE ÎNCĂRCATE PE Your-MCS  SAU ALE UTILIZATORILOR, ORICE INTERVEȚIE ÎN SCOPURI DE UTILIZARE SE VA FACE NUMAI CU PERMISIUNEA CLIENTULUI. În acest scop, Compania va fi un procesator de date și va urma instrucțiunile Clientului, orice acces la datele cu caracter personal încărcate pe Your-MCS se va face în calitate de procesator, Compania neprelucrând datele cu caracter personal în alte scopuri decât furnizarea serviciilor sale de asistență către Client.

Your-MCS este găzduit de o terță parte care oferă servicii cloud, acționând ca un sub-procesator pentru Companie.

Stocarea datelor cu caracter personal colectate și prelucrate de către Companie în calitate de operator sau de procesator se face pe serverele Companiei sau pe serverele sub-procesatorului.

  1. COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE CLIENT

Clientul colectează și prelucrează, în calitate de Operator, datele cu caracter personal ale Reprezentantului Clientului și ale Utilizatorilor în scopul respectării unei obligații legale la care este supus Clientul, pentru executarea contractului (contractelor) încheiat(e) cu persoanele vizate, consimțământul sau interesul legitim, așa cum se menționează în politicile sale interne.

Una, mai multe sau toate datele cu caracter personal de mai jos pot fi colectate, înregistrate, organizate, dezvăluite, modificate, recuperate, consultate, stocate și, în final, șterse sau distruse:

numele;

adresa de e-mail;

parola;

fișa postului / poziția în cadrul organizației;

date privind zilele de lucru / programul de lucru / schimburile / productivitatea / durata contractului cu organizația;

date privind nevoile speciale ale persoanei vizate, în calitate de membru al organizației;

imagine, în cazul în care este furnizată o fotografie pentru profil;

datele de autentificare și de serviciu privind utilizarea Your-MCS;

alte detalii încărcate în Your-MCS.

Deoarece Your-MCS poate fi accesat prin intermediul browserului și al dispozitivelor mobile, utilizând conexiunea la internet, una, mai multe sau toate datele personale de mai jos pot fi colectate la accesarea și utilizarea Your-MCS:

Adresa IP;

locație;

tipul de dispozitiv utilizat;

ora și data accesării;

timpul petrecut pe Your-MCS;

obiceiurile de acces și de utilizare;

viteza conexiunii la internet;

numărul unic de identificare al dispozitivului utilizat;

parola criptată.

Datele cu caracter personal, împreună cu orice alte informații pe care persoana vizată le poate trimite Clientului, în legătură cu Your-MCS, vor fi stocate pe serverele sub-procesatorilor .

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de către Client pentru unul, mai multe sau pentru toate domeniile de aplicare următoare:

gestionarea activității sale și planificarea schimbării programului pentru utilizatori;

crearea și menținerea conturilor;

crearea și menținerea profilurilor;

adăugarea și gestionarea utilizatorilor și datelor acestora;

notificarea persoanele vizate privind alte persoane vizate care au aderat sau utilizează Your-MCS, anunțuri, actualizări, alerte de securitate și mesaje de asistență și administrative, dacă este cazul;

răspuns la solicitările, întrebările, feedback-ul persoanelor vizate.

Datele cu caracter personal pot fi partajate cu una, mai multe sau toate dintre următoarele persoane, pe baza necesității de cunoaștere, în conformitate cu domeniul de aplicare:

cu Reprezentantul Clientului și cu alți Utilizatori ai Clientului – ceea ce este vizibil pe profilul public al acestora;

furnizori de servicii (companii și persoane fizice care furnizează servicii în numele Companiei/Clientului sau care ajută Compania/Clientul să opereze Your-MCS și activitatea sa, cum ar fi găzduire, asistență tehnică, analiză, asistență pentru clienți, livrare de e-mailuri și SMS-uri etc. );

consilieri (aceștia pot include avocați, auditori, bancheri și asigurători, dacă este necesar);

autorități și alte persoane (acestea pot include autorități de aplicare a legii, autorități centrale sau locale, autorități de supraveghere, atunci când acest lucru este cerut de lege sau pentru a contribui la protejarea drepturilor și siguranței persoanelor vizate sau a altor persoane).

  1. DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE PERSOANELOR VIZATE

Persoanele vizate sunt conștiente de drepturile generale de care se bucură în calitate de persoane vizate, în temeiul legislației aplicabile, respectiv: dreptul la informare; dreptul de acces la datele cu caracter personal; dreptul la rectificare; dreptul la ștergere (“dreptul de a fi uitat”); dreptul la restricționarea prelucrării; dreptul la portabilitatea datelor; dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal; dreptul de a introduce o acțiune în fața instanței de judecată competente sau a unei autorități de supraveghere, în cazul în care acest drept este prevăzut de dispozițiile legislației aplicabile.

Persoanele vizate sunt conștiente de faptul că drepturile menționate mai sus nu sunt drepturi absolute și acceptă că există posibilitatea ca anumite date cu caracter personal utilizate pentru îndeplinirea scopurilor să nu fie șterse (de exemplu, datele cu caracter personal pentru care există o obligație de raportare către autorități sau pentru care există o obligație de stocare).

Persoanele vizate au următoarele obligații:

să furnizeze date personale adevărate, exacte și complete, în conformitate cu formularele Your-MCS. În cazul în care datele cu caracter personal furnizate nu sunt adevărate, exacte și complete sau au fost modificate, persoanele vizate au obligația de a informa Operatorul, prin intermediul Your-MCS  sau prin e-mail la adresa office.managementsanatate.ro  cu privire la acest aspect și de a furniza datele cu caracter personal corecte în cel mai scurt timp posibil;

să își actualizeze datele cu caracter personal, ori de câte ori este necesar;

să se abțină de la postarea de informații, recenzii și evaluări obscene, defăimătoare, amenințătoare sau rău intenționate la adresa Operatorului, a angajaților/colaboratorilor acestuia sau la adresa unei alte persoane vizate, precum și orice materiale sau informații interzise de legislația în vigoare.

În cazul în care o persoană vizată își încalcă obligațiile, Operatorul are dreptul de a lua toate măsurile legale pentru a asigura revenirea la situația anterioară (ștergerea informațiilor publicate de persoana vizată, blocarea accesului la Your-MCS etc.), precum și tragerea la răspundere a persoanei vizate, sub sancțiunea legii.

  1. TERMENUL DE PRELUCRARE. ȘTERGEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal vor fi stocate pentru perioada de timp necesară pentru realizarea scopurilor pentru care au fost colectate, respectiv pentru perioada necesară pentru furnizarea Your-MCS, existența contului, precum și pentru o perioadă de timp ulterioară, necesară pentru raportarea către autoritățile competente. Datele cu caracter personal vor fi șterse în momentul în care Clientul se dezabonează sau persoana vizată alege să se dezaboneze și să își șteargă contul (aplicabil atât pentru contul Reprezentantului Clientului, cât și pentru contul de Utilizator). În cazul în care legislația națională solicită ca Operatorul să stocheze anumite date cu caracter personal, în special în ceea ce privește angajarea, Operatorul se va conforma acestor dispoziții, iar datele cu caracter personal vor fi stocate pentru perioada menționată. În cazul în care Clientul este supus unor astfel de obligații, Operatorul va lua măsuri rezonabile pentru a oferi asistență Operatorului în această privință.

Istoricul și obiceiurile de autentificare și accesare vor fi stocate pentru o perioadă de 90 zile, după care vor fi șterse.

  1. MODIFICAREA PREZENTEI POLITICI DE CONFIDENȚIALITATE

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi modificată în orice moment de către Companie ca urmare a modificărilor legislative sau a ajustărilor Your-MCS.

Politica de confidențialitate actualizată va fi publicată pe Your-MCS și va intra în vigoare din momentul publicării, fiind astfel la dispoziția persoanelor vizate.

Prin continuarea utilizării aplicațiilor Your-MCS, persoanele vizate sunt de acord cu noile prevederi ale Politicii de confidențialitate, indicând că au citit și au luat la cunoștință noua Politică de confidențialitate.

În cazul în care persoanele vizate nu sunt de acord cu una sau mai multe dintre prevederile actuale sau viitoare ale prezentei Politici de confidențialitate, acestea nu vor putea accesa și utiliza Your-MCS.